都合を聞かれて「大丈夫です」と言わないほうがいい理由

ライフ
マイナビウーマン
2020/05/20 07:10

「都合がいいかどうか」――ビジネスにおいて相手と自分の都合を支障がないよう調整することは、意外と気遣いを要します。

どんな聞き方なら感じが良いか? 都合がいい時、悪い時の答え方はどうすればいいのか? 順に見ていきましょう。

■「都合がいい」の「都合」とはどんな意味?

「都合」とは、「全て」を意味する「都」に「合」を合わせた熟語で、次のような意味があります。

(1)合計。ひっくるめて。

(2)他の事柄との関係。なりゆき。具合。

(3)やりくり。てはず。

(4)具合の良いさま。具合の良い場所。

(5)要するに。結局。

(岩波書店『広辞苑』)

「都合がいい」は、(2)の用法です。「他の事柄との関係がうまくいく。なりゆきや具合がいい」という意味ですね。

また、予定や予算などの「都合がつく」は(3)の用法です。

■相手に「都合」を尋ねる場合の敬語表現は?

目上の人の予定を尋ねる場合、「都合」だけでは失礼にあたります。敬意を表す接頭語「ご」をつけた「ご都合」を使いましょう。

この「ご都合」を他の言葉と組み合わせて尋ねるわけですが、先に希望を伝えて聞く、相手の予定を最優先するなど、場合によって表現が変わります。

◇(1)「ご都合はよろしいでしょうか」

「都合はいいか(よいか)」を丁寧語にした「ご都合はいいですか(よいですか)」は間違いではありませんが、ビジネスではややカジュアルな印象ですね。

そこで「いいか」を丁寧に言う「よろしいですか」「よろしいでしょうか」に変換しましょう。

「よろしい」には「差し支えない、認める」の意味があります。承認を求める表現なので、相手を尊重する気持ちがより伝わります。

☆例文

・「来週月曜にお伺いする件ですが、何時頃ならご都合がよろしいでしょうか」

・「来月の面談もいつも通り第2水曜日で予定しておりますが、ご都合はよろしいでしょうか」

・「週末までにご提案をいただければありがたいのですが、ご都合はよろしいですか」

◇(2)「ご都合はいかがでしょうか」

「都合はどうか」の敬語表現は「ご都合はいかがでしょうか(いかがですか)」「ご都合の程はいかがですか」です。

自分から日時を提示する場合と相手に日時を尋ねる場合、両方に使えます。

☆例文

・「来月5日に取引様向けセミナーを開催いたしますが、ご都合の程はいかがですか」

・「一度おじゃましたいのですが、○○様(相手の名前)のご都合はいかがでしょうか」

◇(3)「ご都合のいい日を教えていただけますか」

自分の予定に十分な余白があり、相手の都合を最優先する場合の尋ね方です。ただし、自分が希望する候補日を事前にあげても失礼にはなりません。

自分の日程を先に述べることは相手にとっても返信の回数を減らせるので、最近はむしろ合理的だと歓迎されるでしょう。

文末は「ご指定ください(いただけますか)」「お教えくださいませ」「お知らせいただけますか」「ご返事ください」なども使えます。

☆例文

・「私は来月下旬なら空いておりますので、ご都合のいい日を教えていただけますか」

・「開催日まであまり日がないため、勝手ながら以下の日程のなかで○○様のご都合のつく日を月末までにご返事いただければ幸いです」

■都合を聞かれた場合の感じの良い答え方は?

都合を聞かれても複数の予定が立て込んでいると、調整に手間取ってしまうことがあります。

しかし、相手の立場で考えれば、仕事を依頼したいと思って打診したのに返事が遅いと出鼻をくじかれたような気持ちになりますよね。基本的には、なるべく速やかに返事をしたいものです。

◇(1)都合がいい場合の答え方

都合を聞かれて「大丈夫です」と答えるケースをよく見かけます。「大丈夫です」は「ノー」の意味で使う人もいるので、注意が必要です。誤解を招かない答え方として、前述の問いに答える形でいくつか例を掲げます。

☆例文

「一度おじゃましたいのですが、○○様(相手の名前)のご都合はいかがでしょうか」

「うれしいです。来月ならまだまだ予定があいておりますので、2、3候補日をお知らせください」

「来週月曜にお伺いする件ですが、何時頃ならご都合がよろしいでしょうか」

「ありがとうございます。午後2時以降なら事務所におります」

「来月の面談もいつも通り第2水曜日で予定しておりますが、ご都合はよろしいでしょうか」

「はい、問題ありません。よろしくお願いいたします」

「来月5日に取引様向けセミナーを開催いたしますが、ご都合の程はいかがですか」

「喜んで参加いたします。楽しみにしております」

◇(2)都合が悪い場合の答え方

都合がつかない時、スレートに「都合がつきません」とだけ返すのは、そっけない印象ですね。

日本には「せっかくですが」「残念ですが」などのクッション言葉があります。残念な気持ちや申し訳ない気持ちを上手に表現して、配慮のある返事を心がけましょう。

☆例文

「来月5日に取引様向けセミナーを開催いたしますが、ご都合の程はいかがですか」

「あいにく先約がございまして、都合がつきません。残念ですが、またの機会を楽しみにしております」

「週末までにご提案をいただければありがたいのですが、ご都合はよろしいですか」

「申し訳ありませんが、今週中は厳しいです。週明けまでお時間をいただくわけにまいりませんでしょうか」

◇(3)どうしても即答できない場合の答え方

速やかに返事をしたくても、即答できない場合は、ひとまずそのことを知らせましょう。

☆例文

「開催日まであまり日がないため、勝手ながら以下の日程のなかで○○様のご都合のつく日を月末までにご返事いただければ幸いです」

「承知しました。現在、少々流動的な予定があり、即答が難しいのですが、分かり次第早めにご返事いたします」

出会いはチャンス。相手を尊重する表現で信頼を築く

オンライン・オフラインに関わらず、会うことでチャンスが生まれ、仕事につながります。日程調整がスムーズにできる人には、仕事もできる人が多いですね。

「この人に任せれば間違いない」という信頼を得るのは、日々の積み重ねです。一つひとつのやり取りで相手を尊重し、自身の思いや意欲をさりげなく伝えたいですね。

(前田めぐる)

※画像はイメージです

GRP BLOGGRPブログ

このコラムが更新されると
自動的にメールでお知らせします
※一部の携帯/PCでは購読頂けません