「とっつきにくい人」に送ってはいけないメール

ライフ
マイナビウーマン
2019/04/09 11:10

仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。今回は「メールで取引先との距離を縮めたい」という女性のお悩みに、コラムニストのヨダエリさんがアドバイス。

メールで取引先との距離を縮めたい

今後も良好な関係を保っていきたい主要取引先の担当者が、最近変わりました。前任の方とはちがって、少しとっつきにくいタイプです。それに加えて忙しいようで、アポの時間があまりとれないため、せめてメールで少しでも距離を縮めたいと思っています。どんなひと言が効きますか?

■取引先との距離を縮める「メールのネタ」

とっつきにくい人、いる……!! と、春の嵐ならぬ共感の嵐が吹き荒れているかもしれません。和やかにやりとりしたい気持ち、わかります。そのほうが効率や成果もアップする、と私は思っています。

では、どんなひと言を添えるか。仕事以外のことは話したことがない、という前提で考えました。

私が推すテーマは、「天気・元気・病気」です。

◇「天気」ネタ

「天気」はご存知の通り、相手を選ばない鉄板ネタ。とはいえ「いい天気ですね」「昨日は寒かったですね」などでは、知らんがなと思われて終わりになる恐れもあります。

おすすめは、天気を絡めて相手を気使うこと。たとえば台風の翌日は、メールの冒頭に「昨日は無事にお帰りになられましたか?」と書く。猛暑日なら、「熱中症にお気をつけくださいませ」と最後に添える。

なんてことない一文ですが、こう言われて嫌な気になる人はいませんし、「ありがとうございます」「なんとか帰れました」などと相手も自然に返しやすいですよね。

◇「元気」ネタ

「元気」は、手紙の基本フレーズでもある「お元気ですか」。仕事のメールだと言わない人も多いですが、少し期間があいたときなど、「お元気でいらっしゃいましたか?」とひと言添えるだけで、仕方なく送ってます感が激減。相手はあなたの自発性を感じ、それが好印象につながります。

◇「(季節絡みの)病気」ネタ

「病気」は、風邪や花粉症など季節絡みの疾患限定で。たとえば「○○さんは、花粉症は大丈夫ですか? 私は花粉症用メガネが気になっています」など。相手も花粉症なら「花粉症用メガネってどうなんでしょうね?」などと返しやすく、花粉症でなくても、大変なんだろうな……とあなたの様子を想像し、結果、距離が縮まります(本人同士は無意識でも)。

◇メールを送るときに「注意するべきこと」

注意したいのは、「ご趣味は?」「お好きな食べものは?」などの質問を振ること。とっつきにくい人は“盛り上げるための会話”を嫌う傾向があるので、逆効果になりかねません。目に見える盛り上がりを求めすぎないことは大事です。

相手のメールのそっけなさについても、深く考えすぎないこと。仕事のメールに感情のやりとりは不要、と思っている人もいるのです。

それでも、相手を気使うひと言を添えれば、それは相手の心に残ります。あなたへの親しみが増すことはあっても、減ることはありません。無理に盛り上げようとするのではなく、シンプルに気使う。これが大事だと思いますよ!

POINT.

・「天気」ネタは、相手を気使う言葉とともに

・「季節絡みの病気」ネタは、相手が該当してもしなくても距離が縮まる

・会話が盛り上がらなくても、気使いが伝わればOK

・そっけなさを深く考えないことも大事(相手のスタイルと捉えよう)

(文:ヨダエリ、イラスト:黒猫まな子)

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